Prozessautomatisierung im Baustoffhandel mit RPA
Wenn neue Arbeitskräfte kaum noch zu gewinnen sind, müssen bestehende Arbeitsabläufe und Vorgehensweisen kritisch hinterfragt werden, um so die Belegschaft von unnötigen manuellen Tätigkeiten zu entlasten. Dies ist in langjährig gewachsenen (IT-)Strukturen eine Herausforderung. Ein Baustoffzentrum an der Küste Ostfrieslands suchte 2025 mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Bremen-Oldenburg nach Lösungen.
Das Unternehmen
- Name: BZN Bauzentrum Esens GmbH
- Größe: 10 bis 49 Mitarbeitende
- Sitz: Esens
- Gründungsjahr: 1817
- Branche: Handel
Der BZN Hagebaumarkt Esens ist eine Baustoffhandlung im ostfriesischen Esens. Sie gehört zur BZN BAUSTOFF ZENTRALE NORD GmbH & Co.KG (Sitz Aurich), welche im Weser-Ems-Gebiet 10 Baustoffhandlungen sowie 12 Baumärkte betreibt. Das Unternehmen gehört zum Verbund der Hagebau (Handelsgesellschaft für Baustoffe) aus dem niedersächsischen Soltau.
Die Herausforderung
Das Unternehmen ist, wie viele Branchen, vom Arbeitskräftemangel betroffen und somit bestrebt, das vorhandene Personal optimal und zielführend einzusetzen. Dies soll vornehmlich durch Optimierung und vor allem Digitalisierung bestehender Prozesse erfolgen. Zur Unterstützung dieser Bemühungen sprach das BZN das Förderprojekt Mittelstand-Digital Zentrum an.
Die Vorgehensweise
In gemeinsamen Vorgesprächen wurden mögliche Digitalisierungsansätze erörtert und grob hinsichtlich Umsetzbarkeit einer Automatisierung bewertet. Dabei wurde der Prozess „Wareneingang“ als geeignet identifiziert. Mit Hilfe einer Robotic Process Automation (RPA)-Lösung könnte die aufwändige manuelle Datenaufnahme bei der Verarbeitung von Lieferscheinen automatisiert werden. RPA wurde auch als mögliche Lösung vorgeschlagen, da direkte Anpassungen der vorhandenen IT-Programme aus unterschiedlichen Gründen nicht umsetzbar wären. Der Prozess „Wareneingang“ stellt, für Baustoffzentren, einen üblichen Anwendungsfall dar, der z.T. bereits von vorhandenen Lösungen am Markt abgedeckt wird, oder zumindest adaptiert werden kann. Der Aufbau und Betrieb einer komplett eigenen RPA-Lösung wurde daher nicht als zielführend erachtet.
Um dem BZN die Suche nach einer passenden und vorhandenen Lösung zu ermöglichen, unterstützte das Mittelstand-Digital Zentrum Bremen-Oldenburg das Unternehmen in einem Schnellläuferprojekt zum einen in der strukturierten Aufnahme und Dokumentation der Anforderungen. Zum anderen hat das Zentrum eine Übersicht von geeignet erscheinenden Anbietern entsprechender Lösungen am Markt erstellen (ohne Anspruch auf Vollständigkeit).
Die Methoden
Zur Zielerreichung wurden folgende Methoden eingesetzt
- (Prozess-)Interviews
- Ist-Analyse
- Business Process Model and Notation (BPMN)
- Marktrecherchen
Das Ergebnis
Mit Hilfe der Anforderungsaufnahme und der umfassenden Marktübersicht standen dem Baustoffzentrum Esens nach Projektabschluss Informationen zur Verfügung, um selbstständig in die weitere Recherche zu gehen und mit Hilfe der Anforderungsaufnahme Ausschreibungen o.ä. in die Wege zu leiten.
Der Umsetzungsaufwand
Die Prozessaufnahme, Analysen, Dokumentation und Marktrecherchen fanden in mehreren Terminen vom Sommer bis in den Dezember 2025 statt. Insgesamt wurden rund 5 Personentage eingesetzt. Die angefallenen Arbeitsstunden organisierte und leitete das Mittelstand-Digital Zentrum Bremen-Oldenburg für das Unternehmen kostenlos und anbieterneutral. Das Zentrum wird durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie gefördert.
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