Chatbots in Unternehmen nutzen: Prompten und mögliche Anwendungsfelder

Künstliche Intelligenz (KI) hat in jüngster Zeit enorme Fortschritte erzielt und KI-basierte Anwendungen werden in immer mehr kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) eingesetzt, um Geschäftsprozesse zu automatisieren und komplexe Probleme zu lösen. KI-basierte Chatbots stellen solche Anwendungen dar, die in der jüngsten Vergangenheit mit ChatGPT an der Spitze einen regelrechten Hype erfahren haben.

Die Inhalte und der Stil, in dem die Antworten formuliert sind, haben schon viele positiv überrascht. Andererseits entspricht der Output häufig nicht präzise genug den Wünschen der Nutzenden. Damit der Output den eigenen Vorstellungen entspricht, ist die Gestaltung der Eingabe, der sogenannten Prompts, entscheidend. Denn selbst die Antworten der besten KI-Chatbots sind immer nur so gut, wie die Eingaben der Nutzer:innen. Deswegen gibt es an dieser Stelle Tipps und Tricks zu möglichen Einsatzbereichen von KI-Chatbots in KMU und wie Prompts zielführend erstellt werden können.

Einsatzbereiche von KI-Chatbots

Viele Unternehmen sind personell und zeitlich häufig stark in das operative Tagesgeschäft gebunden. Gerade unter Berücksichtigung des Fachkräftemangels können Chatbots KMU bei repetitiven Aufgaben entlasten, um Freiräume für Strategiearbeit und die Erschließung neuer Geschäftsfelder zu schaffen.¹

Dabei sind die Einsatzmöglichkeiten von KI-Chatbots insbesondere in kleineren und mittleren Unternehmen sehr vielfältig:

In der folgenden Tabelle wird deutlich, auf welche Weise KI-Chatbots in KMU einerseits einzelne Mitarbeitende unterstützen können und wie andererseits ganze Prozessabläufe durch Chatbots automatisiert werden können.

Was macht gute Prompts aus?

Beispiele von KI-generierten Medien, denen wir täglich in Nachrichten, sozialen Medien oder Werbung begegnen, wirken oft sehr beeindruckend und futuristisch. Werden die KI-Tools selbst einmal ausprobiert, sind die Ergebnisse oft unbefriedigend. Um bessere Ergebnisse zu erzielen, braucht es aber nicht viel Know-how. Mit den folgenden Hinweisen werden auch Ihre Ergebnisse überzeugen können. ⁴

Gute Prompts sind so informationsreich wie nötig und so spezifisch wie möglich. Dazu gehört, dass die Sätze möglichst kurz, klar und prägnant formuliert sind. Informationen, die für die Eingabe nicht relevant sind, sollten weggelassen werden, weil sie die KI verwirren könnte. Welche Informationen für das Anliegen eines Prompts relevant sind und welche nicht, hängt dabei von der Zielvorstellung der Anwender:innen ab. An einem Beispielprompt, mit dem ein Social-Media-Post generiert werden soll, wird deutlich, was damit gemeint ist:

„Schreib einen mittellangen Social-Media-Post für meinen Online-Shop.“

Auf den ersten Blick ist der Prompt kurz und aussagekräftig. Einerseits fehlen für eine gute Ausgabe aber wichtige Informationen. Die KI weiß nicht, was verkauft wird, womit geworben werden soll, also was bspw. besonders an dem Produkt ist. Weiterhin ist die Information über den Umfang des Posts zu unkonkret, da mittellang eine subjektive Angabe ist. Besser wäre folgender Prompt, der spezifizierte Angaben und für den Post relevante Informationen enthält:

„Schreibe eine motivierende Werbeanzeige für meinen Onlineshop, in dem ich Wanderschuhe für jede Altersgruppe verkaufe. Betone die Merkmale wasserfest, bequem, robust und nachhaltig. Verknüpfe das Produkt mit einer Verbundenheit zur Natur. Begrenze den Text auf maximal 8 Sätze.“

Gezielte Zusatzinformationen verwenden

Gezielte Kontextinformationen im Prompt können helfen, die Antworten zu verbessern. Dabei sollte vor der Eingabe des Prompts immer abgewogen werden, welche zusätzlichen Informationen hilfreich sein können und welche keinen Mehrwehrt stiften. Eine Information, die einen Prompt verbessern kann, ist die Vorgabe eines Beispieltexts, an dem sich die KI orientieren kann. Wenn Sie vielleicht schon einen gelungenen Social-Media-Post erstellt haben und diesen mit neuen Inhalten füllen möchten, können Sie der KI den Post als Vorlage geben. Wenn es keine Vorlage gibt, kann es sinnvoll sein, der KI das Format der Ausgabe, in diesem Fall “Social-Media-Post” vorzugeben.

KI-basierte Chatbots können Ihren Schreibstil an Ihre Wünsche anpassen. Soll der Text formell oder informell, emotional oder rational, eindringlich, unterhaltsam, motivierend oder freundlich sein? Im Beispiel-Prompt wird das Wort „motivierend“ verwendet, um den Sprachstil zu beeinflussen. Eine weitere Art und Weise, den Sprachstil des Ausgabetextes zu verändern besteht darin, der KI eine Rolle zuzuteilen, aus dessen Perspektive der Text geschrieben werden soll. Ob der Text etwa aus der Perspektive einer Managerin mit 20 Jahren Berufserfahrung oder aus der Perspektive eines neuen Mitarbeiters am ersten Arbeitstag formuliert wird, macht einen großen Unterschied.

Antworten auf inhaltliche Richtigkeit überprüfen

Grundsätzlich sollten die Ausgaben der KI-Chatbots kritisch hinterfragt und vor allem, wenn es auf inhaltliche Richtigkeit ankommt, kritisch überprüft werden. Fehler können zum Beispiel dann auftreten, wenn die Datenquelle der KI fehlerhaft ist. Außerdem formulieren KI-Chatbots den Output nach dem Prinzip des wahrscheinlichsten Aufbaus eines Satzes (Syntax). Das führt dazu, dass uns die korrekte Schreibweise (Orthographie) der Sätze sehr natürlich und menschlich vorkommt.

Nur weil die Textausgaben der KI, basierend auf dem Datensatz wahrscheinlich sind, ist die inhaltliche Integrität jedoch nicht sichergestellt. Wenn das Ergebnis mal nicht den Erwartungen entspricht, kann die Ausgabe im Dialog mit dem Chatbot durch weitere Anweisungen so lange weiter konkretisiert werden, bis die finale Textausgabe zufriedenstellend ist. Wenn der KI-generierte Social Media Post doch nicht nah genug an der Zielgruppe wirkt, kann mit „Passe den Post an meine Zielgruppe an: 30–40-jährige, wohlhabende, naturverbundene Menschen“ nachjustiert werden.

Prompts und Datenschutz

Bei KI-basierten Anwendungen ist es außerdem von großer Bedeutung, die Verwendung sensibler Unternehmensdaten als Eingabeinformationen sorgfältig zu bedenken. Unternehmen müssen sicherstellen, dass diese Daten angemessen geschützt werden, um Datenschutzrichtlinien einzuhalten und die Privatsphäre ihrer Kund:innen zu schützen. Neben gängigen Sicherheitsmaßnahmen wie Anonymisierung und Verschlüsselung ist es entscheidend, den Zugriff auf personenbezogene Informationen auf ein absolutes Minimum zu beschränken. Eine transparente Kommunikation über den Umgang mit sensiblen Daten und die Einhaltung geltender Datenschutz-Gesetze ist unverzichtbar, um das Vertrauen der Kund:innen zu wahren und rechtliche Risiken zu minimieren, so auch im Kontext von KI-Anwendungen.

Fazit

KI-basierte Chatbots haben bei geschickter Anwendung großes Potenzial, die Arbeit der Mitarbeitenden stark zu erleichtern. Ein klar formulierter Prompt mit ausreichend Kontextinformationen kann die Qualität und Relevanz des Outputs optimieren.

KI-Chatbots haben, je nach Unternehmen, ein noch viel weitreichendere Automatisierungspotenzial, insbesondere in der Kundenkommunikation. Mit einem Grundverständnis über die Funktionsweise von KI-Chatbots, kombiniert mit Kenntnissen über die Prozessabläufe im Unternehmen, können gezielt Potenziale für Automatisierungen identifiziert werden. Eine Implementierung von KI-Tools kann langfristig zu starken Effizienzsteigerung und Kostensenkung führen. Eine unternehmerische Offenheit gegenüber diesen neuen Entwicklungen bilden den heutigen Grundstein für eine nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit in Form Ihrer eigenen KI-Readiness.

1. https://digitalzentrum-chemnitz.de/meldungen/chatgpt-im-unternehmen-zwischen-innovation-und-datenschutz/ ↩︎
2. Top 8 ChatGPT Productivity Tips for Work! ↩︎
3. Chatbot nutzen – Wie KMU und Unternehmer von Chatbots profitieren können ↩︎
4. https://digitalzentrum-berlin.de/leitfaden-fur-perfekte-prompts-chatgpt
   https://www.saas-welt.de/artikel/prompt-engineering
   https://www.rnd.de/digital/gute-prompts-schreiben-7-tipps-wie-ihnen-chatgpt-bard-und-co-bessere-antworten-5DSF3P53EVA6XL7EIHLFMAINBU.html
   https://www.youtube.com/watch?v=jC4v5AS4RIM ↩︎